Microsoft Word 2016 tetap menjadi pilihan utama bagi banyak profesional yang mengelola dokumen bisnis, akademik, maupun pribadi.
Salah satu fitur pentingnya adalah kemampuan menambahkan komentar yang dapat diidentifikasi secara otomatis oleh masing‑masing pengguna yang terlibat.
Namun, terkadang identitas yang muncul pada komentar tidak sesuai dengan kebutuhan tim atau standar perusahaan.
Mengenal Fitur Komentar di Word 2016
Komentar di Word 2016 berfungsi sebagai catatan samping yang dapat dilihat tanpa mengubah isi utama dokumen yang sedang dikerjakan.
Setiap komentar secara otomatis menampilkan nama pengguna serta warna penanda khusus yang membedakan kontributor satu dengan yang lainnya.
Fitur ini sangat berguna dalam proses review bersama, terutama ketika dokumen melibatkan banyak pihak.
Identitas yang muncul pada komentar berasal dari profil Office yang terhubung pada komputer atau akun Microsoft yang sedang aktif.
Jika profil belum diatur, Word secara default akan menggunakan nama pengguna Windows yang terdaftar pada sistem operasi.
Oleh karena itu, mengubah profil menjadi langkah pertama yang krusial untuk menyesuaikan identitas sesuai kebutuhan tim.
Langkah-Langkah Mengubah Identitas Pengguna
Buka aplikasi Word 2016 dan arahkan ke tab File yang berada di pojok kiri atas untuk mengakses menu pengaturan program.
Pilih opsi ‘Options’ yang terletak di bagian paling bawah daftar menu File, kemudian jendela Word Options akan terbuka.
Jendela ini menyajikan berbagai kategori pengaturan yang dapat Anda sesuaikan sesuai preferensi kerja.
Di dalam jendela Options, pilih kategori ‘General’ untuk menemukan bagian ‘Personalize your copy of Microsoft Office’ yang berisi data profil pengguna.
Isikan nama baru pada kotak ‘User name’ dan, bila diperlukan, alamat email pada kotak ‘Initials’ untuk identifikasi lebih lengkap.
Perubahan ini akan langsung diterapkan pada semua komentar yang Anda buat selanjutnya tanpa memerlukan restart.
Setelah mengubah nama, tutup jendela Options dan kembali ke dokumen yang sedang Anda kerjakan untuk menguji perubahan.
Buat komentar baru pada bagian teks yang relevan, kemudian perhatikan balon komentar yang kini menampilkan identitas yang telah diperbarui.
Jika identitas lama masih terlihat, sebaiknya tutup seluruh program Word dan buka kembali untuk menyegarkan pengaturan.
Menyesuaikan Pengaturan Lanjutan
Word 2016 memungkinkan penyimpanan beberapa profil pengguna pada satu komputer melalui fitur ‘Switch User’ yang tersedia di dalam paket Office.
Dengan menambahkan profil baru, Anda dapat beralih identitas secara cepat tanpa harus keluar dari sistem operasi atau mematikan komputer.
Fitur ini sangat membantu bagi freelancer atau konsultan yang bekerja pada berbagai proyek dengan identitas klien yang berbeda.
Untuk mengaktifkan ‘Switch User’, buka Control Panel, pilih ‘User Accounts’, kemudian klik ‘Manage another account’ untuk menambah akun baru.
Setelah akun Windows baru dibuat, masuk ke akun tersebut, buka Word, dan ulangi proses pengaturan nama pada langkah sebelumnya.
Setiap akun akan menyimpan identitas komentar masing‑masing secara independen, sehingga memudahkan pergantian konteks kerja.
Tips Menghindari Kesalahan Umum
Pastikan nama yang Anda masukkan tidak mengandung karakter khusus seperti simbol atau tanda baca yang dapat menyebabkan tampilan komentar menjadi rusak.
Gunakan huruf alfabet standar, hindari spasi berlebih di awal atau akhir nama, serta perhatikan panjang karakter agar tetap proporsional.
Hal ini akan menjaga konsistensi tampilan komentar di